Allgemeine Kontrolle Mitarbeiter

Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen habe, dass das Unternehmen so organisiert und beaufsichtigt wird, dass keine Gesetzesverstöße erfolgen. Der Organisationspflicht ist nur dann entsprochen, wenn die jeweiligen Gefährdungen hinsichtlich der darauf bezogenen Schadensprävention und der damit einhergehenden Risikokontrollen ausreichend sind. Entscheidend für die Umsetzung der Sorgfaltspflichten ist der Umfang im Einzelnen. Hierbei sind Art, Größe und Organisation des Unternehmens sowie die Zahl der zu beachtenden Vorschriften und die gegebenen Gefährdungslagen zu berücksichtigen.

Nach aktueller Rechtsprechung des BGH (Urteil vom 05.12.1999 —Az. VI ZR 335/88) hat die Geschäftsleitung von Betrieben die Pflicht, den Geschäftsablauf so zu organisieren, dass Betriebsangehörige hinreichend beaufsichtigt und damit gehindert werden können, schädigende Handlungen zu begehen. Eine Verletzung dieser Schadensabwendungsflicht wird Organisationsverschulden genannt. Ein internes Audit hilft dies zu verhindern.

Mustercheckliste internes Audit

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Verwendete Bausteine

Wir erklären, wie die Checkliste konkret aufgebaut wurde und welche Bausteine (Text-Feld, Single Choice, GPS, und vieles mehr) dabei von unserem Team genutzt  wurden.

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Informationen zur Checkliste

Bezogen auf die der Unternehmensleitung obliegenden Kontrollpflichten hat das BayObLG mit Beschluss vom 10.8.2001 (Az. 3 ObOwi 51/2001) entschieden, dass dann, wenn der Betriebsinhaber wesentliche für seinen Geschäftsbetrieb geltenden Bestimmungen nicht kennt, er sich zur Erfüllung seiner Überwachungspflicht entweder die für die Überwachungsaufgabe erforderlichen Kenntnisse selbst zu verschaffen hat oder er ein innerbetriebliches Kontrollsystem zu organisieren hat, dass er extern überwachen lässt. Dabei reichen die bloße Prüfung und eine jährliche Kontrolle der Organisation nicht aus, um den Anforderungen der dem Betriebsinhaber obliegenden Kontrollpflichten gerecht zu werden. Vielmehr ist nach der Entscheidung des BayObLG eine Kontrolle erforderlich, die einen so erheblichen Teil der Tätigkeit des Personals erfasst, dass sie geeignet ist mit erheblicher Wahrscheinlichkeit Verstöße aufzudecken. Auch bei einfachen Vorschriften, zuverlässigem Personal und bei durchschnittlicher Gefahr von Verstößen sieht das Gericht mindestens eine monatliche Kontrolle als erforderlich an.

Demgemäß ist der Unternehmensleitung dringend anzuempfehlen, dass sie ihre Aufsichts- und Überwachungsmaßnahmen strukturiert vorhält und in einem nachvollziehbaren organisatorischen Ablaufprozess verankert. Die Aufsichts- und Überwachungsmaßnahmen eines Unternehmens können dann als funktionsfähig angesehen werden, wenn sie regelkonformes und regelwerkskonformes Verhalten fördern, nicht leicht umgangen werden können und geeignet sind, systematisches Fehlverhalten zu verhindern.

Geeignete Kontrollaktivitäten sind dabei sowohl in die Arbeitsprozesse zu integrieren als auch prozessunabhängig durchzuführen. Bereits im Rahmen der Aufbau- und Ablauforganisation sind von den Unternehmen unabhängig von ihrer Größe und Komplexität bestimmte Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen zu implementieren.

Ferner hat die Unternehmensleitung im Rahmen ihrer ureigenen Überwachungspflichten durch regelmäßige prozessunabhängige Kontrollen zu gewährleisten und zu überprüfen, ob die Mitarbeitenden die definierten Prozessabläufe tatsächlich einhalten. Der § 130 OWiG spricht hier von der gehörigen Aufsicht, die geeignet ist Zuwiderhandlungen gegen Pflichten im Unternehmen zu verhindern.

Autor: Rechtsanwalt Hartmut Hardt VDI

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Mit der Check-it App, haben Sie nicht nur die Möglichkeit die hier beschriebene Checkliste auf Ihrem mobilen Endgerät auszufüllen, Ihren Kollegen zur Verfügung zu stellen und die Daten Online auszuwerten, sondern können diese auch diese mit einer Vielzahl von Bausteinen frei auf die Bedüfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Erfahren Sie mehr über die Bausteine, die für die vorliegende Checkliste verwendet wurden.

Symbolbild für Abschnitt, Check-it Mustercheckliste

Abschnitt

Strukturiert die Checkliste zur leichteren Bearbeitung und Navigation, in unterschiedliche thematische Abschnitte.

Anwendungsbeispiel:
 „Grundinformationen“, „Kontrollfrage“,
„Unterschriften“, usw.

Unterschrift

Der Nutzer kann Checklisten unterschreiben. Die Unterschrift wird dabei digital signiert.

Anwendungsbeispiel:
„Unterschrift“ 

Textfeld

Fordert den Nutzer auf, eine Texteingabe durchzuführen. Es ist zudem möglich einen QR Code zu scannen.

Anwendungsbeispiel:
„Name externer Dienstleister“
„Kontrollort“

Mustercheckliste internes Audit - Abschnitte
Mustercheckliste internes Audit - Unterschrift
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