„Check-it“ Bedienungsanleitung: Online

1. Rechtestruktur

Bei der Nutzung von Check-it werden Sie merken, dass an verschiedenen Stellen des Online-Tools und auch der App, der Typ der Checkliste oder der Kategorie bearbeitet werden kann. In dem hier gezeigten Beispiel können für die Checkliste „Test – Checkliste“ 3 verschiedene Typen ausgewählt werden.

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Bei der Nutzung von Check-it werden Sie merken, dass an verschiedenen Stellen des Online-Tools und auch der App, der Typ der Checkliste oder der Kategorie bearbeitet werden kann. In dem hier gezeigten Beispiel können für die Checkliste „Test – Checkliste“ 3 verschiedene Typen ausgewählt werden.

Rechtestruktur der Check-it App Der Typ gibt an, wer mit dieser Checkliste arbeiten kann:

  • „Persönlich“ – Lediglich der Ersteller kann mit dieser Checkliste arbeiten. Die Checkliste wird auf seinen angemeldeten Geräten synchronisiert.
  • „Kunde“ – Alle Benutzer eines Kunden können mit der Checkliste arbeiten.
  • „Partner“ – Alle Kunden eines Partners haben Zugriff.
    Bei den von ROE Online bereitgestellten Standard-Checklisten handelt es sich um „Partner“ – Checklisten. Möchten Sie diese bearbeiten, müssen Sie den Typ auf „Kunde“ ändern.

Wenn Sie als Administrator eine Standardkonfiguration für Ihre Benutzer festlegen möchten, müssen Sie den Typ „Kunde“ aktivieren.

Rechtestruktur der App, Diagramm

In diesem Beispiel hat „Benutzer 3“, 2 Mobilgeräte mit seinem Benutzernamen angemeldet und ist ein Nutzer des „Kunden 2 (P2/K2)“ und dieser wiederum Kunde des  „Partners 2“.

Check-it Grundfunktionen

2. Anmeldung & Login

In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über den Online-Editor

4. Verwaltung Allgemein

Nur für Administratoren: Sehen Sie in diesem Abschnitt welche Einstellmöglichkeiten der Admin hat.

3. Checklisten Editor

Im Checklisten Editor können von allen Nutzern Checklisten erstellt werden. Hier zeigen wir Ihnen wie.

Check-it Add-Ons

Add-On: "Corporate Design"

Durch das Corporate-Design wird die App designtechnisch an Ihr Unternehmen angepasst.

Add-On: "Daten Auswertung"

Behalten Sie den Überblick und Werten Sie alle erhobenen Daten mit wenigen Klicks aus.

Add-On: "Konzern Verwaltung"

Erstellen Sie Benutzergruppen um Checklisten und Nutzer zu organisieren.

Icon Datenauswertung

Add-On: "Auftrags Verwaltung"

Weisen Sie Mitarbeitern Checklisten mit Fertigstellungsdatum zu.

2. Anmeldung und Login

Rufen Sie die Seite https://checkitonline.de/ auf und loggen sich mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Nutzerdaten ein.

Login Bereich der Check-it Online Applikation

a) Anmeldung

b) E-Mail und Passwort eingeben

c) Anmeldung bestätigen

2.1 Anmeldung - Übersicht

Nach dem Login können Sie je nach Lizenz und Rechtemodell auf folgende Bereiche zugreifen:

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Übersicht über das Hauptmenü des Online Editors

a) „Verwaltung“ (für Administratoren)
Möglichkeit Einstellungen festzulegen oder weiter Benutzer anzulegen. Wählen Sie hierfür Verwaltung > Kunde. Mehr dazu unter: 3.2 Sollten Sie Check-it Partner sein, können Sie unter Verwaltung > Partner Einstellungen festlegen, die für alle Ihre Kunden gültig sind.

b) „Checklisteneditor“
Checklisten ausfüllen und erstellen. Mehr dazu unter: 3.3 

c) „Daten“
Dieser Bereich befindet sich noch in der Entwicklung Aufbau.

d) „Passwort ändern“
Möglichkeit das Passwort zu ändern

 e) „Abmelden“

3. Checklisten-Editor

Im Checklisten Editor können Sie Checklisten entweder bearbeiten oder diese Ausfüllen. Als Admin sehen Sie hier zudem alle von ihren Standard-Nutzern ausgefüllte Checklisten.

Ansicht nach dem erstmaligen Login bei checkitonline.de

a) Bearbeiten
Checklisten selbst erstellen, beziehungsweise bereits vorhandene abändern. Als Admin können grundsätzliche alle Checklisten aller Mitarbeiter eingesehen werden.

 b) Ausfüllen
Fertiggestellte Checkliste ausfüllen. Es werden die gleichen Checklisten angezeigt, die auch in der App vorhanden sind.

3.1 Checkliste bearbeiten - Übersicht

Bearbeiten und erstellen Sie Checklisten

Erfahren Sie mehr

Checklisten-Editor: Übersicht über die verschiedenen Spalten

a) Angezeigte Checkliste bearbeiten
Wählen Sie das „Bearbeitungs-Symbol“ aus, um die angezeigte Checkliste anzupassen. Erfahren Sie mehr unter 3.1.2 .

 b) Name der Checkliste.
Hier wird nur der Name der Checkliste angezeigt.

 c) Dokumenten-Typ
Wie unter Absatz 2 – Struktur erläutert, sehen Sie hier den Typ des Dokuments, daher für welche Nutzer dieses Dokument einsehen können.
Hinweis: R.O.E. Standard-Checklisten sind standardmäßig vom Typ „Partner“ (da von der ROE Vorgegeben). Wenn Sie Ihren Nutzern Checklisten zur Verfügung stellen wollen, sollten Sie den Typ „Kunde“ auswählen. Den Checklistentyp können Sie unter a) ändern.

 d) Kategorien
Die Kategorie gibt den Ordner an, in dem sich die Checkliste befindet.

 e) Besitzer
Der „Besitzer“ wird nur bei den Checklisten angezeigt, die vom Typ „Persönlich“ sind. Persönliche Checklisten sind nur einem einzelnen Nutzer zugeordnet, daher dem „Besitzer“ dieser.

 f) Suchfeld
Suchen Sie nach einem beliebigen Namen oder einem Besitzer durch eingeben eines Freitextes in diesem Feld.

 g)„Neue Kategorie“ + h) „Checkliste anlegen“
Legen Sie eine neue Kategorie oder eine neue Checkliste an. Erfahren Sie mehr unter 3.3.1.1.

3.2 Checklisten-Editor - Checklisten erstellen und bearbeiten

Bearbeiten und erstellen Sie Checklisten

Erfahren Sie mehr

Neue Checkliste anlegen

Nach dem Anlegen einer neuen Checkliste, öffnet sich folgende Ansicht. Legen Sie hier den Typ, die Kategorie und die Bezeichnung der Checkliste fest.

In diesem Fall ist der Name der Checkliste „Test-Checkliste“, sie befindet sich in der Kategorie „Eigene Checklisten“ und wird lediglich dem Ersteller zur Verfügung stehen, da es vom Typ eine „Persönliche Checkliste“ ist. Ein Info-Text wurde bis dato nicht vergeben.

Checkliste erstellen, Grunddaten

Checkliste bearbeiten

Sie erstellen eine Checkliste, in dem Sie verschiedene Bausteine in Abschnitten gruppieren. Legen Sie zunächst einen Abschnitt an. Wählen Sie hierzu „Neuer Abschnitt“.

Erstellung eines neuen Abschnitts in dem Online-Editor

a) „Bausteine“
Wählen Sie verschiedene Bausteine aus, um diese Ihrer Checkliste hinzuzufügen.

 b) „Abschnitt hinzufügen“
Ordnen Sie die Bausteine in einem Abschnitt an. Wählen Sie diese Option aus, um einen neuen Abschnittzu erstellen.

 c) „Voransicht“
Die Voransicht zeigt Ihnen, wie die Checkliste am Ende auf dem mobilen Endgerät aussehen wird. Zudem können Sie eine PDF-Voransicht aktivieren.

 d) „Grundinformationen bearbeiten“
Sie können die Grunddaten der Checkliste bearbeiten, oder diese löschen. Es öffnet sich Ansicht 3.1.1

 e) „Exportieren“
Sie können die Checkliste als .roej Datei exportieren, beispielsweise um die Checkliste als E-Mail zu versenden oder auf dem mobilen Endgerät zu importieren, sollte die Synchronisierung nicht aktiviert sein.

f) „Kopieren“
Kopieren Sie die Checkliste durch Auswahl des entsprechenden Buttons. Es öffnet sich folgende Ansicht.
Hinzufügen von Abschnitten zur Checkliste

Um eine neue Checkliste zu erstellen, müssen Sie zunächst einen Abschnitt hinzufügen. 

Checkliste Kopieren, Grunddaten

Nachdem der Abschnitt angelegt wurde, können Sie einen Baustein hinzufügen, indem Sie diesen per Drag&Drop in den Abschnitt hineinziehen.

Hinweis:
Es ist wichtig, dass Sie den Baustein in den Abschnitt hineinschieben. Sollten Sie „nicht treffen“, wird der Baustein nicht angelegt. Sie können erkennen, dass alles richtig klappt, wenn Sich folgendes Feld öffnet (siehe rechts).
Den ersten Abschnitt zu einer Checkliste hinzufügen

 

 

4. Verwaltung

In der Verwaltung können sie grundlegende Einstellungen für Ihren Online-Account vornehmen.

Übersicht über das Hauptmenü des Administrators bei Check-it Online

 

a) „Kunde“ – Grunddaten für den Kunden
In dieser Übersicht finden Sie alle Grunddaten, wie beispielsweise den Kundennamen, die Anzahl der aktiven Nutzer und die Anzahl der im System angelegten Nutzer, Die Grunddaten hängen von dem Check-it Paket ab, welches Sie erworben haben.

b) Benachrichtigungen
Das System verschickt verschiedene Standard-Emails, welche Sie in diesem Abschnitt bearbeiten können. Mehr dazu: 4.2

c) Corporate-Design [Nur bei Add-On: “Corporate-Design”]
Sofern Sie das Corporate-Design Paket erworben haben, kann an dieser Stelle die Farbgestaltung der App geändert werden. Mehr dazu: 5.1

d) Kategorien
Bearbeiten und erstellen Sie Kategorien, die dem Nutzer angezeigt werden. Zudem werden die Kategorien angezeigt, die von anderen Nutzern erstellt wurden. Mehr dazu: 4.3

e) Checklisten
Bearbeiten und erstellen Sie Checklisten, die dem Nutzer angezeigt werden. Zudem werden die Checklisten angezeigt, die von anderen Nutzern erstellt wurden. Mehr dazu: 4.3

f) Dokumente [Nur bei Add-On: “Corporate-Design”]
Stellen Sie Ihren Check-it Nutzern verschiedene PDF Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen und mehr zur Verfügung. Mehr dazu: 5.2
 

g) Benutzer
Fügen Sie dem System weitere Benutzer hinzu, und legen Sie fest, welche Berechtigungen diese haben sollen. Mehr dazu: 4.4
 

h) Kunde Bearbeiten
Bearbeiten Sie die Kundendaten und die Benachrichtigungen. Erfahren Sie mehr unter 4.1

 

4.1 Verwaltung - "Kunde Bearbeiten"

Legen Sie die Grundlegenden Einstellungen für Ihren Account fest.

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Unter „Kund bearbeiten“, haben sie folgende Auswahlmöglichkeiten.

Einstellmöglichkeiten für Grunddaten des Kunden unter Einstellungen

a) „Name“
Bearbeiten Sie den Firmennamen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

 

b) „Aktivierung Standard“
Legen Sie einen Aktivierungscode fest. Durch den Aktivierungscode kann sich ein Nutzer dem System selbst hinzufügen. Dies kann über den Start-Bildschirm der Check-it App erfolgen (siehe Bild rechts)

c) „Lizenz gültig in Monaten“
Legen Sie die Gültigkeit des Aktivierungscodes fest.

Das Bild zeigt, wo genau ein Lizenzcode in der App eingegeben werden kann.

4.2 Verwaltung - "Benachrichtigungen"

Unter Benachrichtigungen können Standard-Emails definiert werden, die das System zu bestimmten Anlässen versendet.

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Einstellmöglichkeiten unter Benachrichtigungena) „CC Empfänger“
Geben sie einen zweiten Empfänger ein, der bei allen abgesandten Emails im Kopie gesetzt wird.

b) „Platzhalter“
Die Platzhalter können in den E-Mails genutzt werden, um automatisierten Text einzusetzen; der Platzhalter @@namuser@@ gibt daher den Benutzernamen aus. Er würde so genutzt werden: „Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr @@nameuser@@ …“

c) „Standard-Emails“
Check-it verschickt zu verschiedenen Anlässen E-Mails. Sie können hier die jeweiligen Texte bearbeiten.

d) „Speichern“
Drücken Sie den Speichern, um die Eingaben zu speichern.

Test-Email unter Benachrichtigungen versenden

e) „Sende ‚Test e-Mail“
Durch diese Funktion können Sie eine Test E-Mail aus dem System verschicken lassen, um zu sehen, wie diese ausgegeben wird.

4.3 Verwaltung - „Kategorien“ / „Checklisten“

Checklisten können in Kategorien geordnet werden. Legen Sie dies hier fest.

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Legen Sie Kategorien fest, um Ihre Checklisten in Gruppen zusammen zu fassen. Die Ansicht unter „Kategorie“ und „Checklisten ist identisch, mit dem Unterschied, dass unter Kategorien die Einstellungen für die Kategorien geändert werden können.

Hinweis:
Sollten Sie ein Check-it Paket besitzen (XS,S,M,L,XL) ist die Synchronisierung aktiv und alle durchgeführten Änderungen werden bei der Synchronisierung auf ihr mobiles Endgerät übertragen.

Übersicht über alle eingestellte Checklisten für Administratoren

a) Name der Kategorie
Öffnen/ Schließen Sie die Kategorie über die jeweiligen Pfeiltasten.

b) Name der Checkliste
Wenn Sie den Checklisten-Namen auswählen, können Sie diese anschließend im Checklisten-Editor überarbeiten.

c) Typ der Checkliste
Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter: 2.

d) Checkliste bearbeiten
Wen Sie die Checkliste bearbeiten, können Sie den Namen, sowie Typ ändern, und einen Info Text hinterlegen

e) Checkliste löschen

f) Checkliste importieren
Importieren Sie eine Checkliste im roej Format. Sie können lediglich eine Checkliste gleichzeitig importieren.

 

4.4 Verwaltung - "Benutzer-Verwaltung"

Fügen Sie Benutzer dem System hinzu und ändern Sie die Rechte der Nutzer.

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In der Benutzerverwaltung legen Sie die Benutzer in Ihrem System fest.

Benutzerverwaltung in der Online-Verwaltung der Check-it App

a) Benutzer bearbeiten
Bearbeiten Sie einen Benutzer. Mehr dazu unter: 3.2.6.1

b) Mail-Versand
Versenden Sie eine Standard-Mail an einen Benutzer, um ihm seine Login-Daten zu übermitteln.

c) Benutzer-Daten
In den nachfolgenden Tabellen werden alle eingegebenen Daten zu dem Benutzer aufgeführt, wie beispielsweise seine E-Mail, Datum an dem dieser Nutzer angelegt wurde und bis wann die Lizenz gültig ist.

d) „App-Rechte“
Es wird zwischen drei verschiedene Nutzerrechten unterschieden:

  • Admin – Kann alle Checklisten aller Nutzer einsehen und hat Online alle Berechtigungen.
  • Standard – Kann Checklisten erstellen und nur eigene Checklisten einsehen. Online lediglich Zugriff auf Checklisten Editor.
  • Nur Ausfüllen – Kann lediglich zur Verfügung gestellte Checklisten ausfüllen. Keine Möglichkeit Checklisten selbst zu erstellen.

e) „Clientanmeldungen“
Es wird angezeigt wie oft die Nutzerdaten neu auf einem Mobilgerät eingegeben wurden.

f) „Aktiviert“
Gibt Auskunft darüber, ob ein Account noch gültig ist, oder nicht.

4.4.1 Verwaltung - "Benutzer-Verwaltung" - Benutzer Bearbeiten

Geben und nehmen Sie den Benutzer Rechte.

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In dieser Ansicht werden alle Nutzerdaten dargestellt. Sie können den Benutzer bearbeiten a), oder deaktivieren b).

Benutzerkonto bei Check-it Online bearbeiten

Wenn Sie den Benutzer bearbeiten, öffnet sich folgende Ansicht:

Grundeinstellungen eines Check-it Benutzer-Kontos

c) „App-Rechte“ + d) „Online-Rechte“
Geben Sie dem Nutzer in der App oder Online folgenden Rechte:

  • Admin – Kann alle Checklisten aller Nutzer einsehen und hat Online alle Berechtigungen.
  • Standard – Kann Checklisten erstellen und nur eigene Checklisten einsehen. Online lediglich Zugriff auf Checklisten Editor.
  • Nur Ausfüllen – Kann lediglich zur Verfügung gestellte Checklisten ausfüllen. Keine Möglichkeit Checklisten selbst zu erstellen.

e) Benutzerdaten
Legen Sie die Standard-Daten des Benutzers an. Sie können zudem ein Passwort vergeben, welches für den Nutzer gültig ist. Der Nutzer kann dieses nach dem Anmelden im System ändern.

Hinweis: Nach speichern wird das Passwort nicht mehr angezeigt. Sie können vom Nutzer festgelegte Passwörter daher nicht einsehen, sondern lediglich zurücksetzen.

f) „Lizenz gültig bis“
Geben Sie an, bis wann der Nutzer Zugriff auf das Online-Tool haben soll.

g) Grundlegende Einstellung
Sie können Nutzer aktivieren oder deaktivieren. Hinweis: lediglich die aktivierten Nutzer werden „gezählt“.
Beispiel: Bei einer Check-it S Lizenz können bis zu 25 Nutzer angelegt werden. Sie können durchaus 26 Nutzer im System haben, solange einer davon nicht aktiv ist. Ein deaktivierter Nutzer kann das Tool „Check-it“ nicht nutzen.

Add-On: Daten Auswertung

Stand: 15.06.2022

Check-it ermöglicht es Ihnen vor Ort eine Vielzahl von Daten zu erheben. Das Add-On “Daten Auswertung” ist nur in Verbindung mit dem Add-On„Cloud Speicher“ verfügbar und erleichtert Ihnen die Datenanalyse. Erstellen Sie individualisierte Abfragen über die von Ihren Beschäftigten ermittelten Daten und finden Sie so Abweichungen vom Standard. Unser Add-On ermöglicht es Ihnen mehrere Suchkriterien und Filter für einen Checklistentyp festzulegen und diese mit verschiedenen Logikverknüpfungen zu verbinden. So finden Sie die „Nadel im Heuhaufen“.

 

Corporate Design Übersicht, Symbolbild

5.1 Daten - Abgeschlossene Checklisten [Nur bei Add-on]

Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen.

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Im Bereich „Abgeschlossene Checklisten“, werden alle Checklisten aufgelistet, die von Ihren Kollegen erstellt wurden. 

a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Leiste Daten und anschließend Abgeschlossene Checklisten auswählen. 

b) Gelöschte Checklisten können jederzeit wieder hergestellt werden, wählen Sie hierzu den Button Gelöschte anzeigen

c) Durch Anwählen des Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
Kategorie, daher der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
Status, welcher der Checkliste vergeben wurde (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
PDF-Bezeichnung, ist der Name der generierten PDF-Datei
Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

d) In der Auswahl, können Sie die angezeigten Dokumente frei bearbeiten. 

e) Durch eine Massenbearbeitung kann allen ausgewählten Dokumenten ein Status zugewiesen werden. 

f) Durch eine Massenbearbeitung, können alle ausgewählten Dokumente, gelöscht oder heruntergeladen werden. Der Download erfolgt über ein .zip-File.

g) Alle angezeigten PDF-Dateien Auswählen, bzw. die Auswahl entfernen

h) Anzeige des ausgewählten PDF-Dokuments. 

i) Sortierfunktion 

j) Vergeben eines Individuellen Status für jedes einzelne Dokument.

 

5.2 Daten - Auswertung [Nur bei Add-On]

Verwalten Sie PDF Dokumente um diese Ihren Nutzern zu Verfügung zu stellen.

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In der Datenauswertung, können Sie innerhalb einer Checkliste nach ausgefüllten Daten suchen. 

a) Öffnen Sie die Datenauswertung, indem Sie in der oberen Auswahl den Reiter Daten und anschließend die Auswertung auswählen.

b) Suchen Sie nach einer einzelnen Checkliste

c) Sortieren Sie die Checklisten, in der Spalte Erhaltene Daten, sehen Sie die Anzahl der eingegangenen Datensätze. Die Checkliste „Gefährdungsbeurteilung vor Ort (kompakt) wurde in dem hier angezeigten Account beispielsweise viermal ausgefüllt.

d) Öffnen Sie die ausgewählte Checkliste zur weiteren Bearbeitung.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung, wenn Sie die Checkliste zur Auswertung geöffnet haben.

a) Öffnen der Filter Optionen über die Pfeiltaste. 

b) Möglichkeit verschiedene Filter einzustellen:
Erfasst von, Datum ab dem die Checklisten ausgegeben werden sollen  
Erfasst bis, Datum bis zu dem die Checklisten ausgegeben werden sollen
Status, Filtern nach dem Status der Checkliste

c) Sie können im Bereich Feld und Relation nach einzelnen Werten innerhalb der Checkliste suchen. Um beispielsweise eine Checkliste herausfiltern zu können, bei der als Tätigkeit „Quittieren von Schutzeinrichtungen“ eingegeben wurde, ist wie folgt vorzugehen:
Feld: Tätigkeit (Dropdown Auswahl)
Relation: like (Wenn ähnliche Werte zugelassen werden) oder = (Wenn der exakte Wert gewünscht ist)
Wert: „Quittieren von Schutzeinrichtungen“

Die hier ausgewählte Konfiguration muss über den Filter-Button (direkt neben a) ) in die Auswertung geladen werden. Je nach Anzahl der vorhandenen Checklisten, lädt das System länger.

d) Export, exportiert den angezeigten Datensatz in Excel hinein. Hierbei stehen verschiedene Export-Möglichkeiten zur Auswahl:
Export Grid: Die exportierte Excel-Datei ist genau so aufgebaut wie die Anzeige bei checkitonline.de
Export Tabelle: Die umfassendste Export-Möglichkeit. Hierbei ist die Tabelle im vergleich zum Grid transponiert, zudem werden für jedes Feld zwei zusätzliche Spalten erstellt, eine für Notizen und eine weitere für zusätzlich hinzugefügte Bilder.
Export Tabelle kurz: Die bei „Export Tabelle“ zusätzlichen Spalten für Bilder und Notizen entfallen bei dieser Export-Option.
Export Tabelle mit Bildern: Zusätzlich zur PDF Datei, werden alle Bilder als .zip Datei heruntergeladen.
Export PDF-Dateien: Download aller ausgewählten PDF-Dateien im .zip Format.

5.3 Daten - Zwischengespeicherte Checklisten [Nur bei Add-On]

Bearbeiten Sie Ihre Zwischengespeicherten Checklisten auf checkitonline.de weiter.

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a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Leiste Daten und anschließend Zwischengespeicherte Checklisten auswählen. 

b) Durch Anwählen des Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
Kategorie, daher der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
Status, welcher der Checkliste vergeben wurde (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

c) Bearbeiten des von Ihnen ausgewählten Dokuments.

d) Löschen des von Ihnen ausgewählten Dokuments.

Add-On: Konzern-Verwaltung

Stand: 15.06.2022

Soll Check-it in unterschiedlichen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, ermöglicht Ihnen die „Konzern Verwaltung“, als Erweiterung der „Design Option“ eine vereinfachte Nutzer- und Checklisten Verwaltung, sowie die gezielte Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Sie können für jeden Unternehmensbereich gesonderte Checklisten, Dokumente sowie Designs und News-Feeds festlegen. Jede Abteilung bzw.  Organisationseinheit, erhält somit ihre individuelle Version von Check-it. Dokumente und Checklisten können auch Bereichsübergreifend genutzt und verteilt werden.

Corporate Design Übersicht, Symbolbild

6.1 Verwaltung - Nutzergruppen anlegen [Nur bei Add-on]

Legen Sie Benutzergruppen fest.

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Benutzergruppen werden benötigt, um Kategorien anzulegen und die Sichtbarkeit innerhalb unserer Nutzerlizenz zu regeln. Eine Benutzergruppe kann später mit anderen Benutzern geteilt werden, um gemeinsam an Checklisten zu arbeiten. Jeder Benutzergruppe kann ein eigenes Kundenloge zugewiesen werden.

a) Über den Menüpunkt Verwaltung, zunächst auf den Unterpunkt Kunde zugreifen und anschließend den Reiter Kunde auswählen. (b)

c) über das „+“ kann eine neue Benutzergruppe erstellt werden.

d) Jeder Benutzergruppe kann ein eigenes Logo hinzugefügt werden. Dieses Logo wird angezeigt, wenn aus dieser Benutzergruppe heraus PDF Dateien generiert werden.

e) Name der erstellten Benutzergruppen

f) Vorhandene Benutzergruppen können gelöscht oder umbenannt (g) werden. Beim löschen, öffnet sich ein Fenster durch welches gefragt wird, in welche Benutzergruppe die Daten der gelöschten Benutzergruppe verschoben werden sollen.

6.2 Benutzerverwaltung [Nur bei Add-On]

Geben Sie an, welche Benutzer in welche Benutzergruppe sind.

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In Kategorien werden spezifische Checklisten, zur späteren Verwendung, angelegt.

Durch den Typ wird festgelegt, ob die Kategorie teilbar oder einsehbar für andere Nutzer ist. Durch die Auswahl Allgemein ist die Kategorie für andere Mitglieder der Benutzergruppe einsehbar. Durch das festlegen der Benutzergruppe wird eingestellt, welcher Nutzerkreis alle Checklisten dieser Kategorie zur Verfügung gestellt bekommt.

a) Name der Benutzergruppe. In diesem Fall ist die Kategorie „Prüfprotokolle“ für alle Mitglieder der Benutzergruppe „Abteilung 1“ frei zugänglich.

b) Es kann nach Benutzergruppen gefiltert werden.

c) Bearbeiten der Kategorien, etwa um Typ, Name oder zugewiesene Benutzergruppe zu ändern.

6.3 Verwaltung - Kategorien [Nur bei Add-On]

Geben Sie an, welche Benutzer in welche Benutzergruppe sind.

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Nachdem die Benutzergruppen erstellt und die Kategorien diesen zugewiesen wurden, müssen die einzelnen Nutzer noch den Nutzergruppen zugewiesen werden.

a) Um Benutzergruppen, mit den darin enthaltenen Kategorien und Checklisten, anderen Benutzern zuzuweisen muss über die Schaltflächen Verwaltung – Benutzer die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.

b) Über das folgende Menü wird der Benutzer gesucht. Durch die Suchen Funktion kann eine Eingrenzung der Benutzer vorgenommen werden.

c) In der Spalte Benutzergruppe sind alle Gruppen aufgelistet, in welcher der Benutzer angelegt ist.

d) Das Öffnen des Benutzers erfolgt über das Auge.

Nach dem Öffnen des Benutzers muss dieser bearbeitet werden, um die Zuweisung der Benutzergruppe vornehmen zu können.


a) Die Zuweisung der Benutzergruppe erfolgt über die Auswahl auf der rechten Seite. Hinweis: Ein Abwählen der „Standard“-Gruppe ist nicht möglich, alle Nutzer sind dieser automatisch zugewiesen. Dadurch ist es möglich, allen Benutzern gleichzeitig Informationen zur Verfügung zu stellen.

b) Der Benutzer kann als Benutzergruppen-Administrator angelegt werden. Er ist dann in der Lage Benutzergruppen anzulegen und Checklisten in diese zuzuweisen.

Nach der Auswahl der Benutzergruppe muss die Aktion mit der Schaltfläche Speichern beendet werden. Diese befindet sich außerhalb des Screenshots oben links.

Add-On: Corporate Design

Stand: 15.06.2022

Passen Sie das Design der Check-it App an das Corporate Design ihres Unternehmens an. Sie legen Online die Farben und das Logo fest, in dem die App erscheint. Informieren Sie ihre Mitarbeiter über die News ihres Unternehmens durch individualisierte RSS-News-Feeds und stellen Sie ihren Beschäftigten über die App, Dokumente wie z. B. Arbeitsanweisungen und Bedienungsanleitungen zur Verfügung stellen, die diese für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Corporate Design Übersicht, Symbolbild

7.1 Verwaltung - „Corporate Design“ [Nur bei Add-on]

Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen.

Erfahren Sie mehr

Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen. Hierzu zählen Beispielsweise die Farben und auch das Logo. Ferner kann der RSS-Feed festgelegt werden, der in der App angezeigt wird.

Hauptmenü Corporate Design für Check-it

 

a) „Primärfarbe“
Legen Sie die Primärfarbe der App fest. Hierzu wird das rgba-Farbsystem genutzt. Im Foto rechts sehen Sie, wie die ausgewählten Farben in der App umgesetzt werden.

 

b) „Sekundärfarbe“
Legen Sie die Sekundärfarbe der App fest. Hierzu wird das rgba-Farbsystem genutzt. Im Foto rechts sehen Sie, wo die Farben in der App angewandt werden.

c) „Logo hinzufügen“
Das von Ihnen festgelegte logo wird in allen PDF-Dokumenten ausgegeben

d) „rss-Feeds bearbeiten“
Legen Sie die rss-Feeds fest, die in der App ausgegeben werden.

Optische Anzeige des RSS-Feeds in Check-it

Corporate-Design Anzeige in der check-it app

 

7.2 Verwaltung - „Dokumente“ [Nur bei Add-On]

Verwalten Sie PDF Dokumente um diese Ihren Nutzern zu Verfügung zu stellen.

Erfahren Sie mehr

Sie können Ihren Nutzern Dokumente, wie beispielsweise Bedienungsanleitungen oder Arbeitsanweisungen zu Verfügung stellen, die diese für Ihre Arbeit benötigen.

Dokumentenverwaltung bei Check-it Online

 

a) Name des Dokuments

b) Typ des Dokuments

Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter: 2.

c) Dokument bearbeiten
Wenn Sie die Kategorie bearbeiten, können Sie den Namen und Typ ändern. Zudem kann das dazugehörige PDF-Dokument ausgetauscht werden. Rechts wird angezeigt wie das Dokument in der App aussieht.

d) Dokument löschen

e) Dokument hinzufügen
Es öffnet sich das gleiche Fenster wie unter „Dokument bearbeiten“.

Ein PDF-Dokument wird in der Check-it App angezeigt

 

 

Add-On: Auftrags-Verwaltung

Stand: 22.06.2022

Mit der Check-it Auftragsverwaltung, können Sie Ihren Mitarbeitern Aufträge zuweisen, und die Abarbeitung dieser Überwachen. So können Sie Ihr Team organisieren, und immer auf dem neusten Stand bleiben.  Zudem ist es möglich, sich regelmäßig wiederholende Events im System zu erzeugen um an ständig anfallende Aufgaben erinnert zu werden.

Check-it Auftragsverwaltung

8.1 Auftragsverwaltung - Übersicht [Nur bei Add-on]

Behalten Sie über alle erteilten Aufträge und Aufgaben den Überblick.

Erfahren Sie mehr

In der Übersicht erhalten Sie den Überblick über alle erteilten Aufträge und den Bearbeitungsstatus.

Übersicht der Auftragsvetwaltung

a) Öffnen Sie die Auftragsverwaltung indem Sie auf Daten und Auftragsverwaltung klicken.

b) Über die Pfeiltasten, können Sie die Detailansicht öffnen und schließen.

c) Hier werden alle Informationen zum Auftrag angezeigt, wie beispielsweise:
Status: Eine Checkliste kann einen von 3 Stati haben, Abgeschlossen, in Arbeit oder Offen
Datum: Datum, an dem die Checkliste ausgefüllt werden soll.
Bezeichnung: Name des Auftrags
Ausführen von: E-Mail des Nutzers, der die Checkliste ausfüllen soll
Checklisten: Checkliste, die ausgefüllt werden soll. An einen Auftrag können mehrere Checklisten angehängt werden.

d) Über das Bearbeiten-Symbol, kann die Checklisten bearbeitet, oder im Fall der abgeschlossenen Checklisten, die PDF geöffnet werden.

e) Entsprechende Schaltflächen um neue Einzelaufträge oder Serienaufträge anzulegen.

8.2 Auftragsverwaltung - Aufträge anlegen [Nur bei Add-On]

Weisen Sie einem Benutzer einen einzelnen Auftrag zu oder legen Sie ein ein sich wiederholendes Event an.

Erfahren Sie mehr

Um einen Einzel- oder einen Serienauftrag zu erzeugen, wählen Sie den entsprechenden Button aus (siehe 8.1.e. ). In den sich nun erscheinenden Fenster, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Auftrag anlegen 

1. Grunddaten des Auftrags angeben, und dann auf Speichern drücken.
2. Checkliste zuweisen, indem Sie diese aus den Dropdown-Menüs auswählen.
3. Auftrag erzeugen, indem die entsprechenden Grunddaten ausgewählt werden.

Nach dem ausfüllen der entsprechenden Punkte und Klick auf den Button „Weiter“, wird die Übersicht des Auftrags generiert.

Auftragsdetails

a) Grunddaten zum Auftrag

b) Möglichkeit einen weiteren Serienauftrag zu erstellen

c) Es kann zudem ein Teil, oder Einzelauftrag hinzugefügt werden.

d) Weisen Sie eine zusätzliche Checkliste zu diesem Auftrag hinzu

e) Einzelheiten zu den Teilaufträgen, beispielsweise können diese gelöscht oder angepasst werden.