„Check-it“ Bedienungsanleitung: Online

Bei der Nutzung von Check-it werden Sie merken, dass an verschiedenen Stellen des Online-Tools und auch der App, der Typ der Checkliste oder der Kategorie bearbeitet werden kann. In dem hier gezeigten Beispiel können für die Checkliste „Test – Checkliste“ 3 verschiedene Typen ausgewählt werden.

 Der Typ gibt an, wer mit dieser Checkliste arbeiten kann:

• „Persönlich“ – Lediglich der Ersteller kann mit dieser Checkliste arbeiten. Die Checkliste wird auf seinen angemeldeten Geräten synchronisiert.
• „Kunde“ – Alle Benutzer eines Kunden können mit der Checkliste arbeiten.
• „Partner“ – Alle Kunden eines Partners haben Zugriff.
  Bei den von ROE Online bereitgestellten Standard-Checklisten handelt es sich um „Partner“ – Checklisten. Möchten Sie diese bearbeiten, müssen Sie den Typ auf „Kunde“ ändern.

Wenn Sie als Administrator eine Standardkonfiguration für Ihre Benutzer festlegen möchten, müssen Sie den Typ „Kunde“ aktivieren.

In diesem Beispiel hat „Benutzer 3“, 2 Mobilgeräte mit seinem Benutzernamen angemeldet und ist ein Nutzer des „Kunden 2 (P2/K2)“ und dieser wiederum Kunde des  „Partners 2“.

a) „Verwaltung“ (für Administratoren)
Möglichkeit Einstellungen festzulegen oder weiter Benutzer anzulegen. Wählen Sie hierfür Verwaltung > Kunde. Mehr dazu unter: 3.2 Sollten Sie Check-it Partner sein, können Sie unter Verwaltung > Partner Einstellungen festlegen, die für alle Ihre Kunden gültig sind.

b) „Checklisteneditor“
Checklisten ausfüllen und erstellen. Mehr dazu unter: 3.3 

c) „Daten“
Dieser Bereich befindet sich noch in der Entwicklung Aufbau.

d) „Passwort ändern“
Möglichkeit das Passwort zu ändern

 e) „Abmelden“

a) Angezeigte Checkliste bearbeiten
Wählen Sie das „Bearbeitungs-Symbol“ aus, um die angezeigte Checkliste anzupassen. Erfahren Sie mehr unter 3.1.2 .

 b) Name der Checkliste.
Hier wird nur der Name der Checkliste angezeigt.

 c) Dokumenten-Typ
Wie unter Absatz 2 – Struktur erläutert, sehen Sie hier den Typ des Dokuments, daher für welche Nutzer dieses Dokument einsehen können.
Hinweis: R.O.E. Standard-Checklisten sind standardmäßig vom Typ „Partner“ (da von der ROE Vorgegeben). Wenn Sie Ihren Nutzern Checklisten zur Verfügung stellen wollen, sollten Sie den Typ „Kunde“ auswählen. Den Checklistentyp können Sie unter a) ändern.

 d) Kategorien
Die Kategorie gibt den Ordner an, in dem sich die Checkliste befindet.

 e) Besitzer
Der „Besitzer“ wird nur bei den Checklisten angezeigt, die vom Typ „Persönlich“ sind. Persönliche Checklisten sind nur einem einzelnen Nutzer zugeordnet, daher dem „Besitzer“ dieser.

 f) Suchfeld
Suchen Sie nach einem beliebigen Namen oder einem Besitzer durch eingeben eines Freitextes in diesem Feld.

 g)„Neue Kategorie“ + h) „Checkliste anlegen“
Legen Sie eine neue Kategorie oder eine neue Checkliste an. Erfahren Sie mehr unter 3.3.1.1.

Neue Checkliste anlegen

Nach dem Anlegen einer neuen Checkliste, öffnet sich folgende Ansicht. Legen Sie hier den Typ, die Kategorie und die Bezeichnung der Checkliste fest.

In diesem Fall ist der Name der Checkliste „Test-Checkliste“, sie befindet sich in der Kategorie „Eigene Checklisten“ und wird lediglich dem Ersteller zur Verfügung stehen, da es vom Typ eine „Persönliche Checkliste“ ist. Ein Info-Text wurde bis dato nicht vergeben.

Checkliste bearbeiten

Sie erstellen eine Checkliste, in dem Sie verschiedene Bausteine in Abschnitten gruppieren. Legen Sie zunächst einen Abschnitt an. Wählen Sie hierzu „Neuer Abschnitt“.

a) „Bausteine“
Wählen Sie verschiedene Bausteine aus, um diese Ihrer Checkliste hinzuzufügen.

 b) „Abschnitt hinzufügen“
Ordnen Sie die Bausteine in einem Abschnitt an. Wählen Sie diese Option aus, um einen neuen Abschnittzu erstellen.

 c) „Voransicht“
Die Voransicht zeigt Ihnen, wie die Checkliste am Ende auf dem mobilen Endgerät aussehen wird. Zudem können Sie eine PDF-Voransicht aktivieren.

 d) „Grundinformationen bearbeiten“
Sie können die Grunddaten der Checkliste bearbeiten, oder diese löschen. Es öffnet sich Ansicht 3.1.1

 e) „Exportieren“
Sie können die Checkliste als .roej Datei exportieren, beispielsweise um die Checkliste als E-Mail zu versenden oder auf dem mobilen Endgerät zu importieren, sollte die Synchronisierung nicht aktiviert sein.

f) „Kopieren“ Kopieren Sie die Checkliste durch Auswahl des entsprechenden Buttons. Es öffnet sich folgende Ansicht.

Um eine neue Checkliste zu erstellen, müssen Sie zunächst einen Abschnitt hinzufügen. 

Nachdem der Abschnitt angelegt wurde, können Sie einen Baustein hinzufügen, indem Sie diesen per Drag&Drop in den Abschnitt hineinziehen.

Hinweis: Es ist wichtig, dass Sie den Baustein in den Abschnitt hineinschieben. Sollten Sie „nicht treffen“, wird der Baustein nicht angelegt. Sie können erkennen, dass alles richtig klappt, wenn Sich folgendes Feld öffnet (siehe rechts).

Unter „Kund bearbeiten“, haben sie folgende Auswahlmöglichkeiten.

a) „Name“ Bearbeiten Sie den Firmennamen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.   b) „Aktivierung Standard“ Legen Sie einen Aktivierungscode fest. Durch den Aktivierungscode kann sich ein Nutzer dem System selbst hinzufügen. Dies kann über den Start-Bildschirm der Check-it App erfolgen (siehe Bild rechts) c) „Lizenz gültig in Monaten“ Legen Sie die Gültigkeit des Aktivierungscodes fest.

a) „CC Empfänger“
Geben sie einen zweiten Empfänger ein, der bei allen abgesandten Emails im Kopie gesetzt wird.

b) „Platzhalter“
Die Platzhalter können in den E-Mails genutzt werden, um automatisierten Text einzusetzen; der Platzhalter @@namuser@@ gibt daher den Benutzernamen aus. Er würde so genutzt werden: „Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr @@nameuser@@ …“

c) „Standard-Emails“
Check-it verschickt zu verschiedenen Anlässen E-Mails. Sie können hier die jeweiligen Texte bearbeiten.

d) „Speichern“
Drücken Sie den Speichern, um die Eingaben zu speichern.

e) „Sende ‚Test e-Mail“
Durch diese Funktion können Sie eine Test E-Mail aus dem System verschicken lassen, um zu sehen, wie diese ausgegeben wird.

Legen Sie Kategorien fest, um Ihre Checklisten in Gruppen zusammen zu fassen. Die Ansicht unter „Kategorie“ und „Checklisten ist identisch, mit dem Unterschied, dass unter Kategorien die Einstellungen für die Kategorien geändert werden können.

Hinweis:
Sollten Sie ein Check-it Paket besitzen (XS,S,M,L,XL) ist die Synchronisierung aktiv und alle durchgeführten Änderungen werden bei der Synchronisierung auf ihr mobiles Endgerät übertragen.

a) Name der Kategorie
Öffnen/ Schließen Sie die Kategorie über die jeweiligen Pfeiltasten.

b) Name der Checkliste
Wenn Sie den Checklisten-Namen auswählen, können Sie diese anschließend im Checklisten-Editor überarbeiten.

c) Typ der Checkliste
Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter: 2.

d) Checkliste bearbeiten
Wen Sie die Checkliste bearbeiten, können Sie den Namen, sowie Typ ändern, und einen Info Text hinterlegen

e) Checkliste löschen

f) Checkliste importieren
Importieren Sie eine Checkliste im roej Format. Sie können lediglich eine Checkliste gleichzeitig importieren.

a) Benutzer bearbeiten
Bearbeiten Sie einen Benutzer. Mehr dazu unter: 3.2.6.1

b) Mail-Versand
Versenden Sie eine Standard-Mail an einen Benutzer, um ihm seine Login-Daten zu übermitteln.

c) Benutzer-Daten
In den nachfolgenden Tabellen werden alle eingegebenen Daten zu dem Benutzer aufgeführt, wie beispielsweise seine E-Mail, Datum an dem dieser Nutzer angelegt wurde und bis wann die Lizenz gültig ist.

d) „App-Rechte“
Es wird zwischen drei verschiedene Nutzerrechten unterschieden:

• Admin – Kann alle Checklisten aller Nutzer einsehen und hat Online alle Berechtigungen.
• Standard – Kann Checklisten erstellen und nur eigene Checklisten einsehen. Online lediglich Zugriff auf Checklisten Editor.
• Nur Ausfüllen – Kann lediglich zur Verfügung gestellte Checklisten ausfüllen. Keine Möglichkeit Checklisten selbst zu erstellen.

e) „Clientanmeldungen“
Es wird angezeigt wie oft die Nutzerdaten neu auf einem Mobilgerät eingegeben wurden.

f) „Aktiviert“
Gibt Auskunft darüber, ob ein Account noch gültig ist, oder nicht.

In dieser Ansicht werden alle Nutzerdaten dargestellt. Sie können den Benutzer bearbeiten a), oder deaktivieren b).

Wenn Sie den Benutzer bearbeiten, öffnet sich folgende Ansicht:

c) „App-Rechte“ + d) „Online-Rechte“
Geben Sie dem Nutzer in der App oder Online folgenden Rechte:

• Admin – Kann alle Checklisten aller Nutzer einsehen und hat Online alle Berechtigungen.
• Standard – Kann Checklisten erstellen und nur eigene Checklisten einsehen. Online lediglich Zugriff auf Checklisten Editor.
• Nur Ausfüllen – Kann lediglich zur Verfügung gestellte Checklisten ausfüllen. Keine Möglichkeit Checklisten selbst zu erstellen.

e) Benutzerdaten
Legen Sie die Standard-Daten des Benutzers an. Sie können zudem ein Passwort vergeben, welches für den Nutzer gültig ist. Der Nutzer kann dieses nach dem Anmelden im System ändern.

Hinweis: Nach speichern wird das Passwort nicht mehr angezeigt. Sie können vom Nutzer festgelegte Passwörter daher nicht einsehen, sondern lediglich zurücksetzen.

f) „Lizenz gültig bis“
Geben Sie an, bis wann der Nutzer Zugriff auf das Online-Tool haben soll.

g) Grundlegende Einstellung
Sie können Nutzer aktivieren oder deaktivieren. Hinweis: lediglich die aktivierten Nutzer werden „gezählt“.
Beispiel: Bei einer Check-it S Lizenz können bis zu 25 Nutzer angelegt werden. Sie können durchaus 26 Nutzer im System haben, solange einer davon nicht aktiv ist. Ein deaktivierter Nutzer kann das Tool „Check-it“ nicht nutzen.

Im Bereich „Abgeschlossene Checklisten“, werden alle Checklisten aufgelistet, die von Ihren Kollegen erstellt wurden. 

a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Leiste Daten und anschließend Abgeschlossene Checklisten auswählen. 

b) Gelöschte Checklisten können jederzeit wieder hergestellt werden, wählen Sie hierzu den Button Gelöschte anzeigen. 

c) Durch Anwählen des Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
– Kategorie, daher der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
– Status, welcher der Checkliste vergeben wurde (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
– Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
– Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
– PDF-Bezeichnung, ist der Name der generierten PDF-Datei
– Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

d) In der Auswahl, können Sie die angezeigten Dokumente frei bearbeiten. 

e) Durch eine Massenbearbeitung kann allen ausgewählten Dokumenten ein Status zugewiesen werden. 

f) Durch eine Massenbearbeitung, können alle ausgewählten Dokumente, gelöscht oder heruntergeladen werden. Der Download erfolgt über ein .zip-File.

g) Alle angezeigten PDF-Dateien Auswählen, bzw. die Auswahl entfernen

h) Anzeige des ausgewählten PDF-Dokuments. 

i) Sortierfunktion 

j) Vergeben eines Individuellen Status für jedes einzelne Dokument.

In der Datenauswertung, können Sie innerhalb einer Checkliste nach ausgefüllten Daten suchen. 

a) Öffnen Sie die Datenauswertung, indem Sie in der oberen Auswahl den Reiter Daten und anschließend die Auswertung auswählen.

b) Suchen Sie nach einer einzelnen Checkliste

c) Sortieren Sie die Checklisten, in der Spalte Erhaltene Daten, sehen Sie die Anzahl der eingegangenen Datensätze. Die Checkliste „Gefährdungsbeurteilung vor Ort (kompakt) wurde in dem hier angezeigten Account beispielsweise viermal ausgefüllt.

d) Öffnen Sie die ausgewählte Checkliste zur weiteren Bearbeitung.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung, wenn Sie die Checkliste zur Auswertung geöffnet haben.

a) Öffnen der Filter Optionen über die Pfeiltaste. 

b) Möglichkeit verschiedene Filter einzustellen:
Erfasst von, Datum ab dem die Checklisten ausgegeben werden sollen  
Erfasst bis, Datum bis zu dem die Checklisten ausgegeben werden sollen
Status, Filtern nach dem Status der Checkliste

c) Sie können im Bereich Feld und Relation nach einzelnen Werten innerhalb der Checkliste suchen. Um beispielsweise eine Checkliste herausfiltern zu können, bei der als Tätigkeit „Quittieren von Schutzeinrichtungen“ eingegeben wurde, ist wie folgt vorzugehen:
Feld: Tätigkeit (Dropdown Auswahl)
Relation: like (Wenn ähnliche Werte zugelassen werden) oder = (Wenn der exakte Wert gewünscht ist)
Wert: „Quittieren von Schutzeinrichtungen“

Die hier ausgewählte Konfiguration muss über den Filter-Button (direkt neben a) ) in die Auswertung geladen werden. Je nach Anzahl der vorhandenen Checklisten, lädt das System länger.

d) Export, exportiert den angezeigten Datensatz in Excel hinein. Hierbei stehen verschiedene Export-Möglichkeiten zur Auswahl:
Export Grid: Die exportierte Excel-Datei ist genau so aufgebaut wie die Anzeige bei checkitonline.de
Export Tabelle: Die umfassendste Export-Möglichkeit. Hierbei ist die Tabelle im vergleich zum Grid transponiert, zudem werden für jedes Feld zwei zusätzliche Spalten erstellt, eine für Notizen und eine weitere für zusätzlich hinzugefügte Bilder.
Export Tabelle kurz: Die bei „Export Tabelle“ zusätzlichen Spalten für Bilder und Notizen entfallen bei dieser Export-Option.
Export Tabelle mit Bildern: Zusätzlich zur PDF Datei, werden alle Bilder als .zip Datei heruntergeladen.
Export PDF-Dateien: Download aller ausgewählten PDF-Dateien im .zip Format.

a) Sie greifen auf diesen Bereich zu, indem Sie in den oberen Leiste Daten und anschließend Zwischengespeicherte Checklisten auswählen. 

b) Durch Anwählen des Pfeils können Sie verschiedene Filter an- und abwählen. Sie können Checklisten filtern nach:
– Kategorie, daher der Ordner, in welcher sich die Checkliste befindet
– Status, welcher der Checkliste vergeben wurde (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
– Erfasst von/ bis, ist das Datum an dem die Checkliste generiert wurde 
– Bezeichnung, ist der Name der Checkliste aus dem die PDF Datei generiert wurde
– Erfasst von, öffnet ein Dropdown Menü mit allen im System angelegten Mitarbeitern.

c) Bearbeiten des von Ihnen ausgewählten Dokuments.

d) Löschen des von Ihnen ausgewählten Dokuments.

In Kategorien werden spezifische Checklisten, zur späteren Verwendung, angelegt.

Nachdem die Benutzergruppen erstellt und die Kategorien diesen zugewiesen wurden, müssen die einzelnen Nutzer noch den Nutzergruppen zugewiesen werden.

a) Um Benutzergruppen, mit den darin enthaltenen Kategorien und Checklisten, anderen Benutzern zuzuweisen muss über die Schaltflächen Verwaltung – Benutzer die Benutzerverwaltung aufgerufen werden.

b) Über das folgende Menü wird der Benutzer gesucht. Durch die Suchen Funktion kann eine Eingrenzung der Benutzer vorgenommen werden.

c) In der Spalte Benutzergruppe sind alle Gruppen aufgelistet, in welcher der Benutzer angelegt ist.

d) Das Öffnen des Benutzers erfolgt über das Auge.

Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen. Hierzu zählen Beispielsweise die Farben und auch das Logo. Ferner kann der RSS-Feed festgelegt werden, der in der App angezeigt wird.

Sie können Ihren Nutzern Dokumente, wie beispielsweise Bedienungsanleitungen oder Arbeitsanweisungen zu Verfügung stellen, die diese für Ihre Arbeit benötigen.

a) Name des Dokuments b) Typ des Dokuments Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter: 2. c) Dokument bearbeiten Wenn Sie die Kategorie bearbeiten, können Sie den Namen und Typ ändern. Zudem kann das dazugehörige PDF-Dokument ausgetauscht werden. Rechts wird angezeigt wie das Dokument in der App aussieht. d) Dokument löschen e) Dokument hinzufügen Es öffnet sich das gleiche Fenster wie unter „Dokument bearbeiten“.

In der Übersicht erhalten Sie den Überblick über alle erteilten Aufträge und den Bearbeitungsstatus.

a) Öffnen Sie die Auftragsverwaltung indem Sie auf Daten und Auftragsverwaltung klicken.

b) Über die Pfeiltasten, können Sie die Detailansicht öffnen und schließen.

c) Hier werden alle Informationen zum Auftrag angezeigt, wie beispielsweise:
Status: Eine Checkliste kann einen von 3 Stati haben, Abgeschlossen, in Arbeit oder Offen
Datum: Datum, an dem die Checkliste ausgefüllt werden soll.
Bezeichnung: Name des Auftrags
Ausführen von: E-Mail des Nutzers, der die Checkliste ausfüllen soll
Checklisten: Checkliste, die ausgefüllt werden soll. An einen Auftrag können mehrere Checklisten angehängt werden.

d) Über das Bearbeiten-Symbol, kann die Checklisten bearbeitet, oder im Fall der abgeschlossenen Checklisten, die PDF geöffnet werden.

e) Entsprechende Schaltflächen um neue Einzelaufträge oder Serienaufträge anzulegen.

Um einen Einzel- oder einen Serienauftrag zu erzeugen, wählen Sie den entsprechenden Button aus (siehe 8.1.e. ). In den sich nun erscheinenden Fenster, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Grunddaten des Auftrags angeben, und dann auf Speichern drücken.
2. Checkliste zuweisen, indem Sie diese aus den Dropdown-Menüs auswählen.
3. Auftrag erzeugen, indem die entsprechenden Grunddaten ausgewählt werden.

Nach dem ausfüllen der entsprechenden Punkte und Klick auf den Button „Weiter“, wird die Übersicht des Auftrags generiert.

a) Grunddaten zum Auftrag

b) Möglichkeit einen weiteren Serienauftrag zu erstellen

c) Es kann zudem ein Teil, oder Einzelauftrag hinzugefügt werden.

d) Weisen Sie eine zusätzliche Checkliste zu diesem Auftrag hinzu

e) Einzelheiten zu den Teilaufträgen, beispielsweise können diese gelöscht oder angepasst werden.