Check-it Online Bedienungsanleitung

„Wer schreibt der bleibt“. Nur das was dokumentiert wurde, ist auch nachweißbar. Dieser Nachweis ist insbesondere dann erforderlich, wenn es zu Streitigkeiten wie zum Beispiel im Rahmen von Gewährleistungsforderungen oder eines Arbeitsunfalls kommt. In diesem Fall wird schnell der Ruf nach einem Verantwortlichen laut. Eine vollständige und rechtssichere Dokumentation kann in diesem Fall für Klarheit sorgen und ist für alle Beteiligten von Vorteil.

Hierbei unterstützt Sie Check-it. Erstellen sie in wenigen Minuten eine Checkliste, genau mit den Funktionen, die sie benötigen. Datenerfassung, Umfragen, Standortkoordinaten, Fotos, Unterschriften, Handzeichnungen, Risikoeinschätzungen, und vieles mehr. Dokumentieren Sie im Anschluss ihre Arbeit, direkt auf Ihrem Smartphone wann und wo sie wollen. Noch nie war Dokumentation so einfach. Erstellen Sie Checklisten Online nach Ihren Bedürfnissen und stellen diese im Anschluss ihren Mitarbeitern beziehungsweise Kunden Online oder über die Check-it App zur Verfügung. Egal ob nur für Ihr Unternehmen, oder als Partner für einen breiten Markt.

Viel Erfolg bei der Nutzung von Check-it
Ihr Check-it Team

 

Inhaltsverzeichnis

1. Rechtestruktur

Bei der Nutzung von Check-it werden Sie merken, dass an verschiedenen Stellen des Online-Tools und auch der App, der Typ der Checkliste oder der Kategorie bearbeitet werden kann. In dem hier gezeigten Beispiel können für die Checkliste „Test – Checkliste“ 3 verschiedene Typen ausgewählt werden.

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Bei der Nutzung von Check-it werden Sie merken, dass an verschiedenen Stellen des Online-Tools und auch der App, der Typ der Checkliste oder der Kategorie bearbeitet werden kann. In dem hier gezeigten Beispiel können für die Checkliste „Test – Checkliste“ 3 verschiedene Typen ausgewählt werden.

 Der Typ gibt an, wer mit dieser Checkliste arbeiten kann:

  • „Persönlich“ – Lediglich der Ersteller kann mit dieser Checkliste arbeiten. Die Checkliste wird auf seinen angemeldeten Geräten synchronisiert.
  • „Kunde“ – Alle Benutzer eines Kunden können mit der Checkliste arbeiten.
  • „Partner“ – Alle Kunden eines Partners haben Zugriff.
    Bei den von ROE Online bereitgestellten Standard-Checklisten handelt es sich um „Partner“ – Checklisten. Möchten Sie diese bearbeiten, müssen Sie den Typ auf „Kunde“ ändern.

Wenn Sie als Administrator eine Standardkonfiguration für Ihre Benutzer festlegen möchten, müssen Sie den Typ „Kunde“ aktivieren.

In diesem Beispiel hat „Benutzer 3“, 2 Mobilgeräte mit seinem Benutzernamen angemeldet und ist ein Nutzer des „Kunden 2 (P2/K2)“ und dieser wiederum Kunde des  „Partners 2“.

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2. Anmeldung & Login

In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über den Online-Editor

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4. Verwaltung Allgemein

Nur für Administratoren:
Sehen Sie in diesem Abschnitt welche Einstellmöglichkeiten der Admin hat.

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3. Checklisten Editor

Im Checklisten Editor können von allen Nutzern Checklisten erstellt werden. Hier zeigen wir Ihnen wie.

5. Einstellung "Corporate-Design"

Nur für Administratoren:
Durch das Corporate-Design kann die App angepasst werden. (Nur verfügbar, wenn Add-On erborben)

2. Anmeldung und Login

Rufen Sie die Seite https://checkitonline.de/ auf und loggen sich mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Nutzerdaten ein.

a) Anmeldung

b) E-Mail und Passwort eingeben

c) Anmeldung bestätigen

2.1 Anmeldung - Übersicht

Nach dem Login können Sie je nach Lizenz und Rechtemodell auf folgende Bereiche zugreifen:

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a) „Verwaltung“ (für Administratoren)
Möglichkeit Einstellungen festzulegen oder weiter Benutzer anzulegen. Wählen Sie hierfür Verwaltung > Kunde. Mehr dazu unter: 3.2 Sollten Sie Check-it Partner sein, können Sie unter Verwaltung > Partner Einstellungen festlegen, die für alle Ihre Kunden gültig sind.

b) „Checklisteneditor“
Checklisten ausfüllen und erstellen. Mehr dazu unter: 3.3 

c) „Daten“
Dieser Bereich befindet sich noch in der Entwicklung Aufbau.

d) „Passwort ändern“
Möglichkeit das Passwort zu ändern

 e) „Abmelden“

3. Checklisten-Editor

Im Checklisten Editor können Sie Checklisten entweder bearbeiten oder diese Ausfüllen. Als Admin sehen Sie hier zudem alle von ihren Standard-Nutzern ausgefüllte Checklisten.

a) Bearbeiten
Checklisten selbst erstellen, beziehungsweise bereits vorhandene abändern. Als Admin können grundsätzliche alle Checklisten aller Mitarbeiter eingesehen werden.

 b) Ausfüllen
Fertiggestellte Checkliste ausfüllen. Es werden die gleichen Checklisten angezeigt, die auch in der App vorhanden sind.

3.1 Checkliste bearbeiten - Übersicht

Bearbeiten und erstellen Sie Checklisten

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a) Angezeigte Checkliste bearbeiten
Wählen Sie das „Bearbeitungs-Symbol“ aus, um die angezeigte Checkliste anzupassen. Erfahren Sie mehr unter
3.1.2 .

 b) Name der Checkliste.
Hier wird nur der Name der Checkliste angezeigt.

 c) Dokumenten-Typ
Wie unter Absatz
2Struktur erläutert, sehen Sie hier den Typ des Dokuments, daher für welche Nutzer dieses Dokument einsehen können.
Hinweis: R.O.E. Standard-Checklisten sind standardmäßig vom Typ „Partner“ (da von der ROE Vorgegeben). Wenn Sie Ihren Nutzern Checklisten zur Verfügung stellen wollen, sollten Sie den Typ „Kunde“ auswählen. Den Checklistentyp können Sie unter a) ändern.

 d) Kategorien
Die Kategorie gibt den Ordner an, in dem sich die Checkliste befindet.

 e) Besitzer
Der „Besitzer“ wird nur bei den Checklisten angezeigt, die vom Typ „Persönlich“ sind. Persönliche Checklisten sind nur einem einzelnen Nutzer zugeordnet, daher dem „Besitzer“ dieser.

 f) Suchfeld
Suchen Sie nach einem beliebigen Namen oder einem Besitzer durch eingeben eines Freitextes in diesem Feld.

 g)„Neue Kategorie“ + h) „Checkliste anlegen“
Legen Sie eine neue Kategorie oder eine neue Checkliste an. Erfahren Sie mehr unter 3.3.1.1.

3.2 Checklisten-Editor - Checklisten erstellen und bearbeiten

Bearbeiten und erstellen Sie Checklisten

Erfahren Sie mehr

Neue Checkliste anlegen

Nach dem Anlegen einer neuen Checkliste, öffnet sich folgende Ansicht. Legen Sie hier den Typ, die Kategorie und die Bezeichnung der Checkliste fest.

In diesem Fall ist der Name der Checkliste „Test-Checkliste“, sie befindet sich in der Kategorie „Eigene Checklisten“ und wird lediglich dem Ersteller zur Verfügung stehen, da es vom Typ eine „Persönliche Checkliste“ ist. Ein Info-Text wurde bis dato nicht vergeben.

Checkliste bearbeiten

Sie erstellen eine Checkliste, in dem Sie verschiedene Bausteine in Abschnitten gruppieren. Legen Sie zunächst einen Abschnitt an. Wählen Sie hierzu „Neuer Abschnitt“.

a) „Bausteine“
Wählen Sie verschiedene Bausteine aus, um diese Ihrer Checkliste hinzuzufügen.

 b) „Abschnitt hinzufügen“
Ordnen Sie die Bausteine in einem Abschnitt an. Wählen Sie diese Option aus, um einen neuen Abschnittzu erstellen.

 c) „Voransicht“
Die Voransicht zeigt Ihnen, wie die Checkliste am Ende auf dem mobilen Endgerät aussehen wird. Zudem können Sie eine PDF-Voransicht aktivieren.

 d) „Grundinformationen bearbeiten“
Sie können die Grunddaten der Checkliste bearbeiten, oder diese löschen. Es öffnet sich Ansicht
3.1.1

 e) „Exportieren“
Sie können die Checkliste als .roej Datei exportieren, beispielsweise um die Checkliste als E-Mail zu versenden oder auf dem mobilen Endgerät zu importieren, sollte die Synchronisierung nicht aktiviert sein.

f) „Kopieren“
Kopieren Sie die Checkliste durch Auswahl des entsprechenden Buttons. Es öffnet sich folgende Ansicht.

Um eine neue Checkliste zu erstellen, müssen Sie zunächst einen Abschnitt hinzufügen. 

Nachdem der Abschnitt angelegt wurde, können Sie einen Baustein hinzufügen, indem Sie diesen per Drag&Drop in den Abschnitt hineinziehen.

Hinweis:
Es ist wichtig, dass Sie den Baustein in den Abschnitt hineinschieben. Sollten Sie „nicht treffen“, wird der Baustein nicht angelegt. Sie können erkennen, dass alles richtig klappt, wenn Sich folgendes Feld öffnet (siehe rechts).

 

 

4. Verwaltung

In der Verwaltung können sie grundlegende Einstellungen für Ihren Online-Account vornehmen.

 

a) „Kunde“ – Grunddaten für den Kunden
In dieser Übersicht finden Sie alle Grunddaten, wie beispielsweise den Kundennamen, die Anzahl der aktiven Nutzer und die Anzahl der im System angelegten Nutzer, Die Grunddaten hängen von dem Check-it Paket ab, welches Sie erworben haben.

b) Benachrichtigungen
Das System verschickt verschiedene Standard-Emails, welche Sie in diesem Abschnitt bearbeiten können. Mehr dazu: 4.2

c) Corporate-Design [Nur bei Add-On: “Corporate-Design”]
Sofern Sie das Corporate-Design Paket erworben haben, kann an dieser Stelle die Farbgestaltung der App geändert werden. Mehr dazu: 5.1

d) Kategorien
Bearbeiten und erstellen Sie Kategorien, die dem Nutzer angezeigt werden. Zudem werden die Kategorien angezeigt, die von anderen Nutzern erstellt wurden. Mehr dazu: 4.3

e) Checklisten
Bearbeiten und erstellen Sie Checklisten, die dem Nutzer angezeigt werden. Zudem werden die Checklisten angezeigt, die von anderen Nutzern erstellt wurden. Mehr dazu: 4.3

f) Dokumente [Nur bei Add-On: “Corporate-Design”]
Stellen Sie Ihren Check-it Nutzern verschiedene PDF Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen und mehr zur Verfügung. Mehr dazu: 5.2
 

g) Benutzer
Fügen Sie dem System weitere Benutzer hinzu, und legen Sie fest, welche Berechtigungen diese haben sollen. Mehr dazu: 4.4
 

h) Kunde Bearbeiten
Bearbeiten Sie die Kundendaten und die Benachrichtigungen. Erfahren Sie mehr unter 4.1

 

4.1 Verwaltung - "Kunde Bearbeiten"

Legen Sie die Grundlegenden Einstellungen für Ihren Account fest.

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Unter „Kund bearbeiten“, haben sie folgende Auswahlmöglichkeiten.

a) „Name“
Bearbeiten Sie den Firmennamen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

b) „Aktivierung Standard“
Legen Sie einen Aktivierungscode fest. Durch den Aktivierungscode kann sich ein Nutzer dem System selbst hinzufügen. Dies kann über den Start-Bildschirm der Check-it App erfolgen (siehe Bild rechts)

c) „Lizenz gültig in Monaten“
Legen Sie die Gültigkeit des Aktivierungscodes fest.

4.2 Verwaltung - "Benachrichtigungen"

Unter Benachrichtigungen können Standard-Emails definiert werden, die das System zu bestimmten Anlässen versendet.

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a) „CC Empfänger“
Geben sie einen zweiten Empfänger ein, der bei allen abgesandten Emails im Kopie gesetzt wird.

 b) „Platzhalter“
Die Platzhalter können in den E-Mails genutzt werden, um automatisierten Text einzusetzen; der Platzhalter @@namuser@@ gibt daher den Benutzernamen aus. Er würde so genutzt werden: „Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr @@nameuser@@ …“

c) „Standard-Emails“
Check-it verschickt zu verschiedenen Anlässen E-Mails. Sie können hier die jeweiligen Texte bearbeiten.

d) „Speichern“
Drücken Sie den Speichern, um die Eingaben zu speichern.

e) „Sende ‚Test e-Mail“
Durch diese Funktion können Sie eine Test E-Mail aus dem System verschicken lassen, um zu sehen, wie diese ausgegeben wird.

4.3 Verwaltung - „Kategorien“ / „Checklisten“

Checklisten können in Kategorien geordnet werden. Legen Sie dies hier fest.

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Legen Sie Kategorien fest, um Ihre Checklisten in Gruppen zusammen zu fassen. Die Ansicht unter „Kategorie“ und „Checklisten ist identisch, mit dem Unterschied, dass unter Kategorien die Einstellungen für die Kategorien geändert werden können.

Hinweis:
Sollten Sie ein Check-it Paket besitzen (XS,S,M,L,XL) ist die Synchronisierung aktiv und alle durchgeführten Änderungen werden bei der Synchronisierung auf ihr mobiles Endgerät übertragen.

a) Name der Kategorie
Öffnen/ Schließen Sie die Kategorie über die jeweiligen Pfeiltasten.

 b) Name der Checkliste
Wenn Sie den Checklisten-Namen auswählen, können Sie diese anschließend im Checklisten-Editor überarbeiten.

 c) Typ der Checkliste
Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter:
2.

 d) Checkliste bearbeiten
Wen Sie die Checkliste bearbeiten, können Sie den Namen, sowie Typ ändern, und einen Info Text hinterlegen

 e) Checkliste löschen

 f) Checkliste importieren
Importieren Sie eine Checkliste im roej Format. Sie können lediglich eine Checkliste gleichzeitig importieren.

 

4.4 Verwaltung - "Benutzer-Verwaltung"

Fügen Sie Benutzer dem System hinzu und ändern Sie die Rechte der Nutzer.

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In der Benutzerverwaltung legen Sie die Benutzer in Ihrem System fest.

a) Benutzer bearbeiten
Bearbeiten Sie einen Benutzer. Mehr dazu unter: 3.2.6.1

b) Mail-Versand
Versenden Sie eine Standard-Mail an einen Benutzer, um ihm seine Login-Daten zu übermitteln.

c) Benutzer-Daten
In den nachfolgenden Tabellen werden alle eingegebenen Daten zu dem Benutzer aufgeführt, wie beispielsweise seine E-Mail, Datum an dem dieser Nutzer angelegt wurde und bis wann die Lizenz gültig ist.

d) „App-Rechte“
Es wird zwischen drei verschiedene Nutzerrechten unterschieden:

  • Admin – Kann alle Checklisten aller Nutzer einsehen und hat Online alle Berechtigungen.
  • Standard – Kann Checklisten erstellen und nur eigene Checklisten einsehen. Online lediglich Zugriff auf Checklisten Editor.
  • Nur Ausfüllen – Kann lediglich zur Verfügung gestellte Checklisten ausfüllen. Keine Möglichkeit Checklisten selbst zu erstellen.

e) „Clientanmeldungen“
Es wird angezeigt wie oft die Nutzerdaten neu auf einem Mobilgerät eingegeben wurden.

f) „Aktiviert“
Gibt Auskunft darüber, ob ein Account noch gültig ist, oder nicht.

4.4.1 Verwaltung - "Benutzer-Verwaltung" - Benutzer Bearbeiten

Geben und nehmen Sie den Benutzer Rechte.

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In dieser Ansicht werden alle Nutzerdaten dargestellt. Sie können den Benutzer bearbeiten a), oder deaktivieren b).

Wenn Sie den Benutzer bearbeiten, öffnet sich folgende Ansicht:

c) „App-Rechte“ + d) „Online-Rechte“
Geben Sie dem Nutzer in der App oder Online folgenden Rechte:

  • Admin – Kann alle Checklisten aller Nutzer einsehen und hat Online alle Berechtigungen.
  • Standard – Kann Checklisten erstellen und nur eigene Checklisten einsehen. Online lediglich Zugriff auf Checklisten Editor.
  • Nur Ausfüllen – Kann lediglich zur Verfügung gestellte Checklisten ausfüllen. Keine Möglichkeit Checklisten selbst zu erstellen.

e) Benutzerdaten
Legen Sie die Standard-Daten des Benutzers an. Sie können zudem ein Passwort vergeben, welches für den Nutzer gültig ist. Der Nutzer kann dieses nach dem Anmelden im System ändern.

Hinweis: Nach speichern wird das Passwort nicht mehr angezeigt. Sie können vom Nutzer festgelegte Passwörter daher nicht einsehen, sondern lediglich zurücksetzen.

 g) „Lizenz gültig bis“
Geben Sie an, bis wann der Nutzer Zugriff auf das Online-Tool haben soll.

 h) Grundlegende Einstellung
Sie können Nutzer aktivieren oder deaktivieren. Hinweis: lediglich die aktivierten Nutzer werden „gezählt“.
Beispiel: Bei einer Check-it S Lizenz können bis zu 25 Nutzer angelegt werden. Sie können durchaus 26 Nutzer im System haben, solange einer davon nicht aktiv ist. Ein deaktivierter Nutzer kann das Tool „Check-it“ nicht nutzen.

5. Corporate Design

Passen Sie das Design der Check-it App an das Corporate Design ihres Unternehmens an. Sie legen Online die Farben und das Logo fest, in dem die App erscheint. Informieren Sie ihre Mitarbeiter über die News ihres Unternehmens durch individualisierte RSS-News-Feeds und stellen Sie ihren Beschäftigten über die App, Dokumente wie z. B. Arbeitsanweisungen und Bedienungsanleitungen zur Verfügung stellen, die diese für ihre tägliche Arbeit benötigen.

5.1 Verwaltung - „Corporate Design“ [Nur bei Addon: Corporate Design]

Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen.

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Im Bereich Corporate Design können Sie das Design der Check-it App festlegen. Hierzu zählen Beispielsweise die Farben und auch das Logo. Ferner kann der RSS-Feed festgelegt werden, der in der App angezeigt wird.

 

a) „Primärfarbe“
Legen Sie die Primärfarbe der App fest. Hierzu wird das rgba-Farbsystem genutzt. Im Foto rechts sehen Sie, wie die ausgewählten Farben in der App umgesetzt werden.

b) „Sekundärfarbe“
Legen Sie die Sekundärfarbe der App fest. Hierzu wird das rgba-Farbsystem genutzt. Im Foto rechts sehen Sie, wo die Farben in der App angewandt werden.

c) „Logo hinzufügen“
Das von Ihnen festgelegte logo wird in allen PDF-Dokumenten ausgegeben

d) „rss-Feeds bearbeiten“
Legen Sie die rss-Feeds fest, die in der App ausgegeben werden.

 

5.2 Verwaltung - „Dokumente“ [Nur bei Add-On: „Corporate Design“]

Verwalten Sie PDF Dokumente um diese Ihren Nutzern zu Verfügung zu stellen.

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Sie können Ihren Nutzern Dokumente, wie beispielsweise Bedienungsanleitungen oder Arbeitsanweisungen zu Verfügung stellen, die diese für Ihre Arbeit benötigen.

 

a) Name des Dokuments

b) Typ des Dokuments

Legen Sie den Typ der Checkliste oder der Kategorie fest. Mehr Informationen erhalten Sie unter: 2.

c) Dokument bearbeiten
Wenn Sie die Kategorie bearbeiten, können Sie den Namen und Typ ändern. Zudem kann das dazugehörige PDF-Dokument ausgetauscht werden. Rechts wird angezeigt wie das Dokument in der App aussieht.

d) Dokument löschen

e) Dokument hinzufügen
Es öffnet sich das gleiche Fenster wie unter „Dokument bearbeiten“.

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