Einrichtung von „Check-it“

Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb von Check-it. Um das System bestmöglich nutzen zu können, geben wir Ihnen ein Leitfaden an die Hand um Check-it auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzustellen.

Hierbei handelt es sich lediglich um eine Handlungsempfehlung die auf unserem Nutzer-Support der vergangenen Monate basiert.

Dieser Leitfaden verweist auf die Bedienungsanleitungen von „Check-it Online“ und „Check-it App“.

Viel Erfolg bei der Nutzung von Check-it
Ihr Check-it Team

 

Inhaltsverzeichnis

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1. Grundeinrichtung Check-it Online

Legen Sie die Grundeinstellungen für Unternehmen fest.

3. Benutzer anlegen

Legen Sie Benutzer an und vergeben Sie rollen.

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2. Checklisten sortieren

Definieren Sie Kategorien und Checklisten.

4. App ausrollen

Rollen Sie die App in Ihrem Unternehmen aus.

1. Grundeinrichtung Check-it Online

Folgende Schritte helfen Ihnen die Grundeinrichtung vornzunehmen.

1. Rufen Sie die Seite https://checkitonline.de/ auf und loggen sich mit den Ihnen zur Verfügung gestellten Nutzerdaten ein. Mehr informationen.

2. Anschließend können Sie unter „Verwaltung > Kunde“ auf die Einstellungen zugreifen. Mehr informationen.

3. Bearbeiten Sie, falls nötig, den Namen Ihres Unternehmens. Mehr informationen.

4. Laden Sie das Kundenlogo hoch, welches auf den ausgegebenen PDF – Dokumenten erscheinen soll. Falls Sie das „Corporate-Design“ Add-On erworben haben, können Sie hier das Design der App festlegen. Mehr informationen. 

5. Prüfen Sie, ob alles wie gewünscht geklappt hat, indem Sie sich in der Check-it App anmelden. Die App sollte bereits in den von Ihnen festgelegten Farben erscheinen.  Mehr Informationen.

6. Sie können unter den Einstellungen sicherstellen, dass alle Daten korrekt erfasst wurden. Stellen Sie zudem ein, wie genau die PDF-Ausgabe der App dargestellt werden soll. Zudem empfehlen wir die automatische Synchronisierung zu aktivieren. Mehr Informationen.

 

So unterstützt Sie das Check-it Team:

Auf Wunsch können die Grundeinstellungen vom Check-it Team vorgenommen werden. Wenn Sie im Vorfeld einen Demo-Account genutzt haben, sind die Einstellungen wahrscheinlich bereits vorhanden.

2. Checklisten sortieren

Check-it gibt Ihnen ab der ersten Anmeldung eine Vielzahl von Muster-Checklisten zur Hand. Bevor Sie die App jedoch für Ihr Unternehmen ausrollen, empfiehlt es sich diese vorher zu sortieren. So können Sie sicherstellen, dass die Kollegen nur mit den von Ihnen freigegebenen Checklisten arbeiten.

1. Lesen Sie sich die Rechtestruktur durch, um zu entscheiden, welche Checklisten „persönliche Checklisten“ und welche Checklisten „Kundenchecklisten“ sein sollen. Mehr Informationen.

2. Sortieren Sie die Kategorien aus, die Sie nicht benötigen. Mehr Informationen.

3. Sortieren Sie die Checklisten aus, die Sie nicht benötigen. Achtung: Aktualisieren Sie die Seite, nach Schritt 2, damit der Cache des Systems neu lädt. Mehr Informationen.

Tipp: Sie können auch bereits gelöschte Checklisten jederzeit nachträglich herunterladen. Eine Auflistung all unser Muster-Checklisten zum Download gibt es unter „Erfahrungsberichte > Anwendungsfälle“ auf der Seite checkitapp.de LINK.

4. Erstellen Sie, falls gewünscht, neue Kategorien und ziehen Sie bereits vorhandene Checklisten per Drag&Drop in diese hinein. Mehr Informationen.

5. Passen Sie die übriggebliebenen Checklisten auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Mehr Informationen.

6. Erstellen Sie neue Checklisten und legen Sie diese in die vorhandenen Kategorien ab. Mehr Informationen.

7. Prüfen Sie erneut, welchen Typ die Checklisten und Kategorien haben (Daher, ob „Kunde“ oder „Persönlich“).

 

So unterstützt Sie das Check-it Team:

Kontaktieren Sie uns gerne um das System zu prüfen.

Sollte es eine große Anzahl von Checklisten geben, die Sie in das System importieren möchten, können wir dies gerne für Sie tun. Preise hierfür richten Sie nach Aufwand und sind auf Anfrage erhältlich.

3. Benutzer anlegen

Legen Sie Benutzer im System an und verwalten Sie diese. Alle dazu notwendigen Schritte sind hier aufgelistet.

1. Stellen Sie die E-Mail Benachrichtungen ein, die der Nutzer beim Anlegen im System erhalten soll.

Tipp: Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, sich selbst in den cc einzutragen um sicherzustellen, dass alle Kollegen die e-Mail bekommen. Mehr Informationen.

2. Informieren Sie sich über die Rechtestrukturen, die es in unserem System gibt („Admin“, „Standard“, „Nur Ausfüllen“). Mehr Informationen.

3. Legen Sie die Benutzer in unserem System an. Achten Sie dabei auf die Laufzeit, ansonsten kann es sein, dass die Gültigkeit des Nutzers abläuft während er das System noch benutzt. Mehr Informationen.

Achtung: Sobald Sie einen Benutzer anlegen, bekommt dieser automatisch eine E-Mail.

 

So unterstützt Sie das Check-it Team:

Bei einer großen Anzahl von Nutzern, können wir auch den Import für Sie übernehmen. Hierzu benötigen wir eine Excel-Liste mit folgenden Spalten: Mitarbeitername, E-Mail Adresse, Gültigkeit der Laufzeit, Recht in der App/ Online.

Zudem benötigen wir das Standard-Passwort welches für alle Nutzer vergeben werden soll.

4. App Ausrollen 

Nachdem alle Einstellungen erfolgreich vorgenommen wurden, können Sie die App im Unternehmen ausrollen.

1. Obwohl beim Anlegen standardmäßig eine Benachrichtigung verschickt wird, hat es sich bewährt alle Kollegen noch einmal über eine separate E-Mail über das System zu informieren. Anbei erhalten Sie ein entsprechendes Beispiel, welches Sie gerne dazu verwenden können.

2. Neben der Mail, sollte im Idealfall noch ein Termin festgelegt werden, wo alle Kollegen eine Einführung bekommen.

3. Sie können in der Benutzerverwaltung prüfen bei wem der Login erfolgreich geklappt hat.

Tipp: Laden Sie das Einführungsschreiben für Ihre Kollegen hier herunter:

So unterstützt Sie das Check-it Team:

Gerne helfen wir Ihnen bei einem Kick-Off Meeting und stehen als Support jederzeit weiter zur Verfügung.

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